Directiesecretaresse Circuitdirectie | Wolfheze

Ben jij die proactieve collega die we zoeken? Die op hoog niveau ondersteunt, meedenkt, regelt en ons werk uit handen neemt? Dan is deze functie als directiesecretaresse iets voor jou.

Wolfheze

26 uur

3.088,- tot 4.149,-

15 februari 2026

Jouw impact

Als directiesecretaresse ondersteun je een of meerdere directeuren binnen de Circuitdirectie. De circuitdirecteuren zijn naast hun directiefunctie ook behandelaars binnen Pro Persona.

Je werkt samen in een team met een collega directiesecretaresse, beleidsmedewerker en beleidsadviseur naast de directeuren. Het werk kent pieken en de werkzaamheden zijn complex en veelzijdig.

Je hebt veel contact met directie- en managementsecretariaten, inhoudelijk coördinatoren, behandelaren, beleidsmedewerkers en zorgmanagers. Het vraagt schakelen tussen de zorgprocessen en de directietaken.

Tot je werkzaamheden behoren:

Fungeren als poort van de Circuitdirecteuren voor zowel interne als externe contacten;
Beheren van de portefeuilles van de Circuitdirecteuren;
Het verzorgen van de verslaglegging van (Circuit)vergaderingen en bijeenkomsten en het bewaken van de opvolging van acties die uit deze overleggen voortkomen;
Complex agenda beheer, om die reden ben jij een expert als het gaat om Outlook en Teams;
Fungeren als vraagbaak voor directie- en managementsecretariaten, inhoudelijk coördinatoren, beleidsmedewerkers en zorgmanagers;
Het zoveel mogelijk zelfstandig beantwoorden van vragen per telefoon en wanneer noodzakelijk vragen filteren en doorverwijzen;
Ondersteunen van de samenwerkingsverbanden die de Circuitdirecteuren hebben;
Het bewaken van en opvolging geven aan acties en bijbehorende kritische deadlines;
Het inrichten en up-to-date houden van het (digitale) archief van het Circuitdirectiesecretariaat;
Diverse administratief ondersteunende taken zoals: beheer mappenstructuur, OWS, DMS, plaatsen van berichten op sociaal intranet, inkoop en voorraadbeheer, relatiegeschenken enzovoort;
Signaleren van knelpunten in de secretariële werkprocessen, het voorstellen van verbeteringen en de nodige maatregelen hierin nemen, en bijvoorbeeld nieuwe werkprocessen uitwerken en implementeren.

Hier ga je aan de slag

Pro Persona Groep is een grote werkgever in de regio’s Arnhem, Ede, Nijmegen, Tiel en Wolfheze. Meer dan 3.500 medewerkers dragen bij aan onze missie: met hart voor de zorg en verstand van behandelen, helpen wij mensen met een psychische hulpvraag. Dat doen wij met de cliënt en bij voorkeur in nauwe samenwerking met het netwerk van de cliënt en andere zorgverleners.

De circuitdirectie werkt over de locaties van Pro Persona heen. We proberen minstens één keer per week elkaar ook fysiek te ontmoeten, vaak is dat op een prachtige parkachtige locatie te Wolfheze. In Wolfheze zijn diverse klinieken en is het hoofkantoor van Pro Persona gevestigd. N.B.: deels thuis werken is zeker bespreekbaar.

Als directiesecretaresse ben je onderdeel van het kwaliteitsbureau, vallend onder de circuitdirectie. In dit bureau werk je samen met een manager kwaliteit, beleidsadviseurs kwaliteit, een beleidsmedewerker kwaliteit en staffunctionarissen die middels de spiegelspelmethode audits uitvoeren. De manager kwaliteit is je direct leidinggevende.

Dit bieden wij jou

Je krijgt een dienstverband van 26 uur voor de duur van een jaar met kans op verlenging. Je wordt ingeschaald volgens de CAO GGZ in FWG 45, met een salaris tussen €3.088,- en €4.149,- op basis van een 36-urige werkweek.

Daarnaast krijg je:

166 vakantie-uren en 35 verlofuren per jaar bij een fulltime dienstverband;
8,33% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% van het jaarsalaris én pensioenopbouw bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn;
Een jaarlijks balansbudget van €1.000,- naar rato, te besteden aan wat jou helpt in balans te blijven;
Een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden (MKA); hiermee kun je de (aanschaf)kosten fiscaal verruilen voor bijvoorbeeld, sport abonnement, reiskosten woon-werkverkeer, studie of opleiding, ICT-middelen zoals PC of tablet, fiets en vakbondscontributie.

Onze verdere arbeidsvoorwaarden vind je hier en zijn conform CAO GGZ.

Dit neem jij mee

HBO denk- en werkniveau;
Bij voorkeur relevante bijscholing op het gebied van computersystemen;
Jij bent integer en betrouwbaar;
Je bent proactief en denkt een stap verder, ziet grote lijnen en bent waar nodig op zoek naar verbetering van werkprocessen. Eigen inbreng waarderen wij en je krijgt de ruimte om jouw rol eigen te maken;
Onder tijdsdruk houd je je hoofd koel en weet je de juiste prioriteiten te stellen en soms creatieve oplossingen te verzinnen;
Je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie;
Je bent zeer vaardig zijn met computersystemen zoals Excel, Word, Outlook, Teams en met databasesystemen;
Je hebt een flexibele instelling en voelt je thuis in een complexe organisatie;
Je bent zorgvuldig in je werk en bewust van de representatieve positie die je inneemt.

Zo komen we in contact

Ben jij enthousiast na het lezen van deze vacature? Solliciteer direct!
Heb jij nog vragen of twijfels, bel dan met:
Monique van Rijn | manager kwaliteit a.i. | 06 27 22 99 00
Eveliene ter Braake | Directiesecretaresse Circuitdirectie | 06 29 68 02 53

Zo verloopt je sollicitatie

Je kan tot en met 20 februari solliciteren op deze vacature. De gesprekken vinden plaats in week 9 op dinsdag 24 en donderdag 26 februari.

De vacature wordt tegelijk intern en extern gepubliceerd. Interne en externe sollicitaties zullen tegelijkertijd in behandeling worden genomen, waarbij interne kandidaten voorrang hebben boven externe kandidaten.

Je krijgt altijd een reactie op je sollicitatie. Controleer regelmatig je spam box. Het kan helaas voorkomen dat onze mail daarin terechtkomt.

Wij stellen acquisitie naar aanleiding van deze advertentie niet op prijs, delen in je netwerk wel!

Solliciteren

Het sollicitatieproces

Stap 1

Sollicitatie: je solliciteert via onze sollicitatiebutton en ontvangt direct een bevestiging op je scherm.
Stap 2

Selectie: we bekijken je sollicitatie zorgvuldig en proberen je z.s.m. persoonlijk te contacten. Tot uiterlijk 2 weken na de sluitingsdatum hoor je of we met elkaar in gesprek gaan. Voel je altijd vrij ons eerder te contacten!
Stap 3

Op gesprek: wij ontmoeten elkaar graag om nader kennis te maken tijdens een sollicitatiegesprek. Hiervoor word je uitgenodigd via mail of telefonisch. Let op, de mail kan in je spambox terecht komen.
Stap 4

Arbeidsvoorwaardengesprek: voordat we jou van harte welkom heten nemen wij samen de (mogelijke) arbeidsvoorwaarden door. Bij indiensttreding vragen wij je om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), hiervoor ontvang je van ons een aanvraaglink.